معايير وآليات مقترحة لتقيييم الجهاز الإداري
أولا: أهمية تقييم أداء الأفراد العاملين
لا بد من وجود نظام متكامل يضمن أداء سليما، يتحقق من خلاله عدة معايير موضوعية يشعر من خلالها العاملين بأن تقييمهم تقييما موضوعيا بعيدا عن الأهواء وتعتبر عملية أداء المرؤوسين إحدى الوسائل التي تكشف عن مستوى التوافق بين الوظائف لما لها من أهمية قصوى، ويمكن أن تؤدى نتائج هذا التقييم إلى إعادة النظر في سياسات المؤسسة، وبالتالي فإن تقييم أداء الأفراد ومتابعتهم في حقيقة الأمر تقييما مناظرا لخطة التدريب المنفذة والموجهة لمختلف المستويات التنظيمية في الكلية، ومدى نجاحها وإخفاقها في صقل مهارات وتنمية معرفة الاحتياجات التدريبية، ومن ثم فإن تطبيق نظام الحافز في الأداء يعتبر عاملا أساسيا في تقدم وتطور الأداء.
ثانيا: علنية نظم تقييم الأداء
من الضروري إعلان تقييم أداء أي عامل أو موظف حتى يعرف مستوى أدائه، وما يتوقع منه لرفع كفاءته، ومدى ما حققه من رؤى رئيسه في عمله، ونقاط الضعف والقوة لديه، والعمل على محو نقاط الضعف، ومن الضروري أيضا الإشادة بالأداء الجيد، وتحفيز صاحبه حتى يتشجع به الآخرون. أما الأداء الضعيف فلا بد أيضا من تلاشى نقاط ضعفه والعمل على إصلاحها.
أنواع الحوافز ( مادية – معنوية ) ومن أهميتها أنها: تعزز الأداء الجيد، وتقوم الأداء المتدني، وتحفز العاملين، وتحثهم على الإبداع وتجويد الأعمال، وتمنح المكافآت العينية العاملين كلمات الثناء والشهادات وخلافه، بينما تعتبر الحوافز السلبية (العقاب) الجزاء الرادع المادي، وعليه فلابد من ربط الحوافز بالأداء حتى نضمن أداء جيدا.
ثالثا: كيفية تقييم الأداء
هناك مجموعتان من الطرق التي يمكن من خلالها تقييم أداء العاملين بالكلية كالآتي:
المجموعة الأولى: الأنظمة التقويمية التي تعتمد على الأحكام أو التقديرات الحكمية
أ- التقارير الدورية السنوية
● تم تصميم نموذج تقرير دوري يتم توزيعه على مديري الإدارات وأمين الكلية ومدير الشئون الإدارية ورؤساء الأقسام الأكاديمية لتقييم العاملين الذين تحت رئاستهم.
● يتم تجميع التقارير وتحليلها ورفع نتائج التحليل لإدارة الكلية لاتخاذ الإجراءات التصحيحية المطلوبة.
● يتم إدخال نتائج التقارير السابقة على مدار أربع دورات على برنامج حاسب آلي ومن خلالها يتم الحصول على منحنى رسم بياني يمثل قياس مستوى أداء العامل على مدار العام.
ب- استخدام أسلوب المقارنة الزوجية
وفى هذا النظام يطلب من المديرين أو المشرفين مقارنة أداء الفرد مع أداء الآخرين الذين يؤدون نفس العمل حيث يرتب المدير أو المشرف الأفراد تصاعديا من الأدنى في أدائه إلى الأعلى أداء، أو تنازليا، أو يقوم بمقارنة عمل فرد مع جميع الأفراد الذين يخضعون للتقييم، إذ يقيم الفرد (1) مع (2) ومن ثم مع (3) ومع (4) وهكذا لتحديد من الأفضل وبعد ذلك يجرى ترتيب الأفراد.
ج- طريقة الأحكام المطلقة
وفى هذه الطريقة يقوم المديرون بقياس مستوى أداء الأفراد اعتمادا على معايير الأداء الموضوعة لكل وظيفة، لذا فإنه ليست هناك مقارنة بين الأفراد، بل إن المشرفين يقومون بترتيب الأفراد على وفق المعايير المحددة في قوائم التقييم.
المجموعة الثانية: الأنظمة المعتمدة على السلوكيات والسمات
* نظام تقييم الأداء معتمداً على السمات:
يعتمد هذا النظام في التقييم على خصائص الأفراد والتي تؤثر بشكل كبير على أدائهم الوظيفي، ومن طرق هذا النظام :
أ – طريقة الترتيب :
يقوم مديرو الإدارات ورؤسائهم بترتيب الأفراد حسب كفاءتهم ومن خلال مقارنة كل فرد منهم بزملائه، ويفضل استخدام هذه الطريقة عندما يكون عدد الأفراد المطلوب تقويم أدائهم قليلا.
ب- التقويم على أساس النتائج :
تقوم هذه الطريقة على أساس ما أحرزه الموظف من نتائج كأساس لتقويم أدائه، حيث يشترك في هذه النتائج الرئيس ومرؤوسيه، وهذه الطريقة تخلق نوعا من التعاون في الأداء والمشاركة في المسئولية فتشيع روح الطمأنينة والأمان في نفوس العاملين وتجعلهم أكثر استجابة لعملية التقويم .
* نظام قياس السلوكيات : يعتمد هذا النظام على سلوكيات الموظف مثل: الانتظام في العمل، والتعاون مع الآخرين، والالتزام بمواعيد العمل، ومن طرق هذا النظام:
أ – طريقة قياس التدرج السلوكي
يقوم مديرو الإدارات ورؤسائهم بتقويم أداء موظفيهم باستخدام ميزان متدرج سلوكي من “ممتاز” إلـى “غير مرضى”. وتتميز هذه الطريقـــة بالسهولة والبساطــة.
ب – طريقة مراقبة الأداء السلوكي :
في هذه الطريقة يقوم مديرو الإدارات والأقسام العلمية بملاحظة السلوكيات المتكررة للموظف على فترات متباينة ،بحيث يتم قياس السلوك الفعلي .
ج – طريقة التعامل مع المواقف الحرجة :
تعتمد هذه الطريقة على السلوكيات الأساسية التي تساعد على الأداء الفعال وتسجيل هذه المواقف بواسطة الرئيس المباشر بالسلب أو الإيجاب.
رابعا : الأساليب الفعالة في التقييم الاداء
من أجل تقييم ناجح لأداء الأفراد يجب على الرؤساء إتباع أساليب فاعلة وقادرة على القياس الصحيح، ومن المؤشرات التي يمكن إتباعها في هذا التقييم الآتي :
* مؤشرات قياس مدى كفاءة الموظف في أداء مهام العمل :
يتم قياس كفاءة الموظف بواسطة ما يسمى بالتقارير الدورية، وتكون هذه التقارير مفيدة لكل من الرئيس المباشر وإدارة الكلية وإدارات شئون العاملين والتنظيم والتدريب بالإضافة إلى الموظف الذي يتم تقييمه ، وتكون النتائج المتوقعة :
●أداء الموظف الفعلي = الأداء المطلوب منه
●أداء الموظف الفعلي< الأداء المطلوب منه
●أداء الموظف الفعلي> الأداء المطلوب منه
* مؤشرات قياس الانضباط الوظيفي :
يستخدم هذا المؤشر في قياس مدى انضباط الموظف من خلال نتائج المعايير الآتية :
●معدل التزامه بتعليمات الإدارة.
●معدل تأخره عن العمل.
●معدل غيابه.
●معدل الأخطاء.
ومن خلال هذه المؤشرات يتم تكريم الموظف الذي يتسم أداؤه بالإيجابية، ومعالجة القصور من الموظف الذي أداؤه أقل من المطلوب منه.
خامساً : الاستفادة من نتائج تقييم الأداء الوظيفي
●تغيير الخطة الإستراتيجية فيما يتعلق بالموارد البشرية للكلية.
●تطوير أداء العاملين بالكلية.
●توزيع الحوافز التشجيعية والاستثنائية بشكل عادل
●رفع الدوافع لدى العاملين.
الحوافز التي تصرف للعاملين بالكلية :
* مكافآت الامتحانات : يتم صرف مكافآت لجميع الموظفين والعاملين بالكلية الذين اشتركوا بالقيام بأعمال الامتحانات الأساسية ( دور يناير- مايو – أكتوبر) وتقدر قيمة المكافأة بناء على المعادلة الحسابية الآتية :
الأجر الأساسيx 3%x 290 يوم.
* الأجر الإضافي : يحصل العاملون ببعض الإدارات بالكلية على قيمة أجر إضافي وذلك مقابل أعمال إضافية يتم تكليفهم بها .
* الخدمات التعليمية : يحصل العاملون ببعض الإدارات بالكلية على مكافأة من صندوق الخدمة التعليمية وذلك مقابل أعمال إضافية يتم تكليفهم بها .
* مكافآت الوحدات ذات الطابع الخاص :
* مكافآت عن أعمال ذات جهود غير عادية لشئون الطلاب:
يتم صرف مكافأة التميز للعاملين بإدارة شئون الطلاب عن القيام بأعمال إضافية ذات جهود غير عادية.
* مكافآت للعاملين الحاصلين على رسائل الماجستير والدكتوراه .
* مكافآت للعاملين بالكلية من الجامعة في بعض المناسبات الدينية والوطنية.
* مكافآت للقيام بأعمال التنسيق لطالبات الثانوية العامة.
رئيس معيار الجهاز الإداري
د/ مندي عبد الله حجازي